Hoe eindig is het gebruik van e-mail? – 42bis

Het zal bijna drie jaar geleden zijn dat ik voor het eerst de term ‘zero email’ voorbij zag komen. Verschillende mensen en bedrijven concentreerden zich op nieuwe manieren van communiceren, waarbij e-mail in de ban gaat. De gedachte erachter was simpel: volle inboxen zijn een vicieuze cirkel van vrij zinloze tijdsbesteding. Is een e-mailloos bestaan inderdaad zinvol om na te streven?

Dit artikel verscheen op 42bis.nl

‘Zero Email’-beleid

Een van de bedrijven die een officieel ‘Zero Email’-beleid invoerden, was Atos. Eind 2011 maakten zij bekend dat het interne e-mailverkeer volledig werd geschrapt. Binnen 18 maanden moest de communicatie volledig veranderd zijn: medewerkers moesten gewoon weer bij elkaar langsgaan, bellen of gebruikmaken van een soort ‘intern Facebook’.

Ook professionals sprongen hierop in. Bekend is de We Quit Mail beweging van Kim Spinder. Zij probeert vooral binnen de publieke sector deze nieuwe werkwijze te introduceren.

Netwerkcommunicatie

Ik zie de wens om e-mail te laten verdwijnen als een logisch gevolg op huidige ontwikkelingen. Als je kijkt naar de jongere generatie, zie je dat microblogging (op welk platform dan ook) net zo gewoon is als e-mail voor ons ‘oudjes’ is. Je plaatst je status, vraag of opmerking online, zichtbaar voor je netwerk. Veel minder één op één (wat e-mail vaak zo dwingend maakt) maar zichtbaar voor de hele groep.

WhatsApp, ook zoiets. Van hoeveel WhatsApp-groepen ben jij lid? Ik heb er inmiddels heel wat in mijn lijst met chats staan. Soms met tientallen deelnemers, zowel zakelijk als privé. Als deelnemer in het netwerk scroll je op het moment dat het je uitkomt even snel door de berichtjes heen en reageer je kort. Het is veel meer een conversatie dan een correspondentie.

Tegelijkertijd is de communicatie vluchtiger, maar misschien is dat juist beter? Een telefoongesprek sla je immers ook niet op. Je haalt de kernpunten eruit en maakt afspraken tot je elkaar weer spreekt.

Effectief of verplaatsing?

Het klinkt heel logisch en nastrevenswaardig. Toch vraag ik me af, sinds ik de ‘zero email’-initiatieven ben gaan volgen: verplaats je de tijdsbesteding niet gewoon naar een ander medium? Of je nu een vraag op Yammer stelt of in een e-mail, iemand zal voelen dat van hem of haar een antwoord wordt verwacht. Het grote verschil is wel, dat meerdere mensen dat antwoord kunnen geven omdat je het deelt in een netwerk en de andere tools je dwingen korte berichten te plaatsen die meer to the point zijn dan de lappen tekst in e-mails, met de verplichte groeten, afsluitingen en handtekeningen.

Geen e-mail, tenzij

En toch lukt het vaak niet om e-mail écht uit te bannen. Atos faalde. Binnen het bedrijf mailt men nog steeds, al geven de medewerkers wel aan dat het een stuk minder is geworden. Misschien is dat ook de juiste insteek: e-mail kan zeker waarde hebben in sommige gevallen.

Mijn advies zou daarom zijn: probeer om, in plaats van afschaffing na te streven (wat op zich een vrij negatieve sfeer met zich meebrengt), te streven naar het gebruik van andere communicatiemiddelen. Maak afspraken over de beschikbare tools en ga voor een ‘geen e-mail, tenzij’-beleid. Laat medewerkers elkaar daarop aanspreken en zorg ervoor dat andere tools meer resultaat opleveren. Verdring e-mail simpelweg van zijn nummer 1-positie, maar aanvaard dat e-mail voor sommige berichten een prima middel is.

 

Advertisements

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s